iLost raadt aan om de lokale wetgeving voor het bewaren van gevonden voorwerpen na te leven. iLost kan niet aansprakelijk worden gesteld als voorwerpen voortijdig worden gearchiveerd. Met betrekking tot identiteitsdocumenten adviseren we om procedures opstellen voor opslag. Om te voldoen aan de General Data Protection Regulation (GDPR) biedt iLost flexibele archiveringsopties, waardoor onmiddellijke archivering na de registratie mogelijk is.
Archiveren in iLost
In je iLost overzicht is er een categorie "Verlopen" zichtbaar. Hierin worden alle geregistreerde voorwerpen in weergegeven waarvan het bewaartermijn is verstreken.
Intern is het noodzakelijk om periodiek de voorwerpen te archiveren(fysieke opschoning) die onder "Verlopen" staan. Je kunt een of meer voorwerpen selecteren en archiveren door op de blauwe knop ''archiveer'' te klikken. Je hebt ook de mogelijkheid om voor elk voorwerp een eindbestemming aan te geven tijdens het archiveringsproces. Voorbeelden van eindbestemmingen zijn: Goed doel, Vernietigd, Gemeente, Politie etc. Bij het archiveren van een voorwerp wordt je gevraagd om de eindbestemming op te geven.
*Gebruikers met beheerders rechten hebben de mogelijkheid om eindbestemmingen te maken onder bedrijfsinstellingen.
Voorwerp bewaartermijnen
Het iLost-systeem biedt de flexibiliteit om voor elke voorwerp categorie een specifieke bewaarperiode in te stellen. Dit wordt geconfigureerd in overleg met uw beheerder(s) tijdens de implementatie van uw iLost account.
Zodra de ingestelde bewaarperiode is verstreken, wordt een voorwerp automatisch verplaatst naar je lijst "Verlopen". Met deze lijst kun je precies zien welke verloren voorwerpen gearchiveerd en fysiek verwijderd kunnen worden.
Als je vragen hebt of de bewaartermijnen wilt aanpassen, kun je contact opnemen met ons partner support team via de ronde ''Help'' knop.
*Gebruikers met de beheerder rol hebben altijd de mogelijkheid om het archiveringsproces voor een voorwerp te versnellen met de knop "Meer acties".
Archieflijst afdrukken
Het is mogelijk om een lijst af te drukken van de voorwerpen die gearchiveerd kunnen worden. Met deze lijst kan de fysieke opslag eenvoudig worden opgeruimd als het niet mogelijk is om het apparaat waarop je iLost gebruikt mee te nemen tijdens het archiveren. Houd er rekening mee dat de voorwerpen ook moeten worden gearchiveerd in iLost, nadat de opslag is leeggemaakt door op de knop 'archiveren' te klikken. Pas als de voorwerpen vanuit ''Verlopen'' verplaatst zijn naar het overzicht ''Gearchiveerd'' zijn de voorwerpen juist verwerkt.
Wat te doen met gearchiveerde voorwerpen
Zodra voorwerpen zijn gearchiveerd, wordt je organisatie de wettelijke eigenaar en bepaalt wat er met de gearchiveerde voorwerpen gebeurt. Bij het verwerken van voorwerpen die persoonlijke gevoelige informatie bevatten, raden we altijd aan extra voorzichtig te zijn. De onderstaande opties zijn er om voorwerpen te verwerken na het archiveren:
Doneer nog bruikbare spullen aan een goed doel;
Veiling van voorwerpen;
Identificatiedocumenten (Paspoorten, ID-kaarten, rijbewijzen en andere overheidsdocumenten) moeten de lokale wet- en regelgeving volgen;
Vernietigen van bankpassen en andere algemene passen;
Andere algemene voorwerpen vernietigen.