Het intern of extern traceren en verplaatsen van gevonden voorwerpen speelt een belangrijke rol binnen de bedrijfsvoering. Het draagt bij aan betere klantenservice én helpt interne fraude te voorkomen.
Met behulp van digitale transportboxen kunnen fysieke voorwerpen eenvoudig worden overgedragen tussen iLost-omgevingen, bijvoorbeeld van station naar station, verschillende depots of tussen organisaties.
De ontvangende omgeving krijgt direct inzicht in de inhoud van de transportbox en ziet meteen of deze compleet is of dat er items ontbreken.
Stap-voor-stap: digitale transferboxen gebruiken
In de handleiding hieronder (11 stappen) leggen we uit hoe u:
een digitale transportbox aanmaakt
gevonden voorwerpen toevoegt aan de box
de box verstuurt naar een andere iLost-omgeving
*De digitale transportboxen is een unieke feature van iLost. Wilt u deze functionaliteit activeren? Neem dan contact op met uw Account Manager of met iLost Partner Support voor meer informatie.
Stap 1: Begin met het maken van een digitale box
Stap 2: Vul de beschikbare velden in
Stap 3: Voeg de gevonden voorwerpen toe aan de digitale box
*Je kunt ook grote aantallen items in bulk aan een box toevoegen. Selecteer de gewenste actieve items, klik op de knop "Plaats in box" en kies vervolgens de aangemaakte box.
Stap 4: Zodra de digitale box is gevuld met de voorwerpen, sluit u de box digitaal af.
Stap 5: Nadat de fysieke box is opgehaald en onderweg is naar station B, markeer je de digitale box in het systeem als opgehaald. De doos en voorwerpen worden gewijzigd in status onderweg naar de iLost-omgeving van Station B.
Stap 6: In de Station B iLost-omgeving krijgen de medewerkers een melding dat er een digitale box ''Inkomend'' is.
Stap 7: Als de box fysiek is ontvangen, opent u de digitale box in het systeem
Stap 8: Controleer of alle voorwerpen fysiek zijn aangekomen
Stap 9: Als een voorwerp ontbreekt, kan het personeel actie ondernemen om de locatie ervan te achterhalen.
Stap 10: Na bevestiging van de digitale box wordt de voorwerp status bijgewerkt. Voorwerpen worden overgebracht van station A naar de nieuwe locatie, station B.
Stap 11: De digitale box verschijnt onder de status ''Ontvangen'' in de Station B omgeving. In de Station A omgeving wordt dezelfde digitale box weergegeven als ''Verzonden''.