소유자가 일치 항목(매치)이 생성된 이후나 수령 일정이 이미 잡힌 경우에도 물품을 찾아가지 않는 일이 자주 발생합니다. 이로 인해 물품의 상태가 변경되지 않은 채로 남아 있으면, 보관 공간이 불필요하게 사용되고 관리가 복잡해질 수 있습니다.
이러한 상황을 효과적으로 관리하기 위해 iLost는 명확하게 정의된 내부 프로세스를 도입할 것을 권장합니다.
1. 매치 생성 후 알림 전송
매치가 생성되었지만 물품이 아직 수령되지 않았나요?
매치 생성 후 며칠 내에 채팅 기능을 통해 알림을 보내세요.
소유자에게 구체적인 기한 내에 물품을 수령해 달라고 요청하세요.
기한 내에 수령하지 않을 경우 어떤 조치가 이루어지는지 명확히 안내하세요.
메시지 예시:
안녕하세요 [이름]님,
고객님의 물품이 수령 가능 상태입니다. 방문 가능하신 일정을 알려주시겠어요? [날짜]까지 물품을 수령해 주시기 바랍니다. 해당 날짜 이후에는 물품이 보관(아카이브) 처리될 수 있습니다.
감사합니다.
정해진 기한 내에 물품이 수령되지 않으면, 해당 물품은 보관(아카이브) 처리될 수 있습니다.
👉 주의: 관리자(Administrator) 권한을 가진 사용자는 물품의 현재 상태와 관계없이 언제든지 조기 보관(아카이브) 처리가 가능합니다.
2. 수령 일정 미이행
사전에 합의된 수령 일정에 방문하지 않는 경우도 자주 발생합니다. 이로 인해 많은 물품이 ‘수령 준비 완료’ 상태로 남아 내부적으로 적체될 수 있습니다.
수령 일정을 놓쳤나요?
친절하고 이해하기 쉬운 채팅 메시지를 보내세요.
소유자가 새로운 수령 일정을 원하시는지 확인하세요.
메시지 예시:
안녕하세요 [이름]님,
예정된 수령 일정에 방문하지 못하신 것으로 확인되었습니다. 방문 가능하신 새로운 일정을 알려주시면 물품을 다시 준비해 드리겠습니다.
3. 보관 정리 및 관리 유지
혼선을 방지하기 위해 다음을 권장합니다.
매치 또는 수령 일정이 있는 미수령 물품은 다른 습득 물품과 분리하여 보관하세요.
가능하다면, 이러한 물품을 위한 전용 보관 장소를 사용하세요.
이를 통해 다음과 같은 상황을 예방할 수 있습니다.
미청구 물품과 함께 실수로 보관(아카이브) 처리되는 경우
소유자가 추후 예기치 않게 방문했을 때 물품을 찾지 못하는 경우
4. 소유자의 응답이 없는 경우
여러 차례 메시지를 보냈음에도 소유자의 응답이 없나요?
최종 수령 기한을 명시한 마지막 메시지를 보내세요.
해당 기한까지 수령되지 않을 경우의 조치를 안내하세요.
메시지 예시:
안녕하세요 [이름]님,
아직까지 회신을 받지 못했습니다. 물품은 [날짜]까지 수령하실 수 있습니다. 해당 날짜까지 수령되지 않을 경우, 물품은 보관(아카이브) 처리되며 폐기되거나 기부될 수 있습니다.
5. 물품 보관(아카이브) 처리
최종 기한 이후에도 소유자의 응답이 없나요?
‘수령 준비 완료’ 상태의 물품은 보관(아카이브) 처리할 수 있습니다.
폐기 또는 기부 등 조직의 내부 정책을 따르세요.
요약
명확하고 일관된 프로세스는 다음을 가능하게 합니다.
보관 공간의 효율적 활용
iLost 시스템 내 관리의 명확성 유지
소유자와의 투명한 커뮤니케이션
정기적인 알림, 명확한 기한, 체계적인 보관(아카이브) 절차를 통해 물품이 불필요하게 장기간 보관되는 것을 방지할 수 있습니다.
체크리스트: 미수령 물품 관리
이 체크리스트를 사용하여 관리의 가시성을 유지하고 불필요한 보관을 줄이세요.
✅ 매치 생성 후
☐ 며칠 대기
☐ 채팅으로 알림 전송
☐ 구체적인 수령 날짜 설정
☐ 응답이 없을 경우 보관 처리됨을 기록
✅ 수령 일정 미이행 후
☐ 친절한 후속 메시지 전송
☐ 새로운 수령 일정 설정
☐ 물품을 ‘수령 준비 완료’ 상태로 유지
✅ 보관 및 관리
☐ 미수령 물품을 분리 보관
☐ 명확히 표시된 고정 보관 장소 사용
☐ 미청구 물품과의 혼합 방지
✅ 응답 없음?
☐ 최종 메시지 전송
☐ 최종 기한 설정
☐ 이후 조치 안내
(보관 / 기부 / 폐기)
✅ 완료
☐ 기한 경과 여부 확인
☐ 물품 보관 처리(관리자는 언제든지 가능)
☐ 조직의 내부 정책 준수