성공적인 구현을 보장하기 위해서는, 현재 분실물과 유실물 처리 과정을 철저히 문서화하는 것이 좋습니다. 경험적으로 보면 문서화가 잘 되어 있는 과정은 수정하거나 개선하기가 더 쉽습니다. 이 문서화는 첫 번째 단계가 될 것이며, 다음 네 가지 주요 구성 요소를 기억하면서 진행합니다.

내부 작업 흐름은 네 가지 주요 구성 요소로 나누어집니다:

이 네 가지 구성 요소는 아래에 구체적으로 나열되어 있으며, 취해야 할 조치에 대해 설명합니다:

현재 등록 작업 흐름을 업데이트하여 iLost가 제공하는 새로운 기능을 포함시키세요. 성공적인 구현을 보장하기 위해, 몇 가지 중요한 질문에 답해야 합니다. 이 질문들에는 다음과 같은 것들이 포함됩니다:

1.1 어떤 부서(장소)(또는 누구)에서 발견한 물품을 등록합니까?
​적절한 책임을 관련 부서에 할당하십시오. 분실품을 등록할 부서와 직원을 명확하게 정의하십시오.

1.2 언제 물품을 등록해야 합니까?
물건을 발견하고 신고하는 시간 간격을 고려하여 분실품을 언제 등록해야 하는지 결정하십시오. 이 시간 간격을 최대한 짧게 유지하는 것이 분실물이 주인과 일치할 확률을 높이는 데 도움이 됩니다.

1.3 특정 품목이 등록되지 않나요?
모든 발견된 물품이 등록될 필요는 없습니다. 특정 ID 카드, 빠져 버리는 음식, 너무 손상된 물품과 같이 보고서에 포함되지 않아야 할 품목을 명확하게 지정하십시오.

1.4 봉인 가방이 사용되나요?
가치 있는 품목은 추가 보호를 위해 봉인 가방에 넣을 수 있습니다. 특정 물품이 봉인을 요구하는 경우 어떤 품목이 봉인되는지 결정하기 위한 공식적인 절차가 있어야 합니다. 이 방법은 발견한 물품을 다룰 때 직원의 사기 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다.

1.5 어느 기기인가요?
​물건을 iLost에 등록하려면, 물품 사진을 찍을 수 있는 스마트폰이나 태블릿 같은 모바일 기기를 사용하는 것이 권장됩니다. Here's an overview of the system requirements:
Web Application Mobile Devices: Latest versions of popular browsers including Google Chrome, Safari, Firefox etc. iOS 15 or newer using Safari / Android 12 or newer using Google Chrome

많은 기관들이 스마트폰이나 태블릿의 홈 화면 바로가기로 iLost 웹 어플리케이션을 추가하여, 어플리케이션은 자동으로 업데이트되므로 수동 업데이트의 필요성을 제거합니다. iLost를 사용하기 전에 장치에서 안정적인 인터넷 연결을 보장하십시오. 안정적인 Wi-Fi 연결이 없는 경우, 최적의 사용자 경험을 위해 장치는 4G 연결에 접근해야 합니다. 찾은 항목을 등록하기 위해 카메라가 있는 모바일 장치를 사용하는 것을 강력히 권장합니다. 당신의 PC 또는 노트북이 카메라나 웹캠으로 장착되어 있으면, 이미지를 직접 업로드할 수도 있습니다.
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성공적인 구현을 보장하고 iLost의 새로운 기능을 최대한 활용하기 위해, 현재의 청구 프로세스 흐름 조정이 필요할 수 있습니다. 다음의 핵심 질문들을 고려하십시오:

2.1 어느 부서(또는 직원)가 들어오는 물품 요청에 응답하나요?
고객들은 24/7로 모든 발견된 물품에 접근할 수 있으며, 언제든지 물품 청구를 제출하거나 분실 물품 양식을 작성할 수 있습니다. 어느 부서와 직원이 들어오는 요청을 처리할 것인지 지정하고, 이러한 청구를 처리하기 위한 첫 응답 시간을 설정하십시오. 이는 발견된 항목을 등록하는데 책임이 있는 같은 부서와 직원이 될 수 있습니다.

2.2 인터넷이나 PC가 없는 고객을 어떻게 도와드리나요?
​일부 고객들은 인터넷 접속 또는 PC가 없어 iLost 웹사이트에 접근하기 어려울 수 있습니다. 이러한 개인들이 분실한 물품에 대한 추가 정보를 어떻게 얻을 수 있는지를 개요화하세요. 덧붙여 절차에 관한 인쇄 자료가 사용 가능하므로 친척들이 도움을 줄 수 있게 합니다.

현재의 물류 처리는 iLost의 새로운 기능을 수용하기 위해 조정이 필요할 수 있습니다. 성공적인 구현을 보장하기 위해 다음의 질문들을 고려하세요

3.1 고객을 위한 픽업 위치
고객이 분실한 아이템을 수령할 수 있는 접근 가능한 위치를 식별하고 지정하세요. 이 위치가 고객에게 편리하고, 필요한 경우 명확한 픽업 지침을 제공하십시오, 이에는 정의된 영업 시간이 포함됩니다. 회사 설정에서 iLost 계정에 이러한 설정을 추가할 수 있습니다.

3.2 수령 시 영수증 서명
고객이 항목을 수집할 때 서명된 인수 영수증이 필요한 경우, 픽업 과정에서 이 단계가 명확하게 설명되어야 합니다.

3.3 영수증 저장
서명이 필요한 경우, 서명된 인수 영수증을 저장하는 절차를 수립하십시오. 이 레코드를 얼마나 오래 유지해야 하는지, 물리적 형태로 저장해야 하는지 아니면 디지털 형태로 저장해야 하는지를 정의하십시오.

3.4 배송 절차
배송을 선택한 고객을 위해, 항목이 적절한 배송 물품과 함께 안전하게 포장되는지 확인하십시오. 배송 용품이 항상 재고가 있도록 시스템을 유지하십시오. 항목 반환 절차에 대한 정보"을 참고하십시오.

3.5 인쇄 요구사항
프린터는 인터넷이 연결된 PC, 스마트폰, 또는 테블릿에 연결되어 있어야 하며, 이를 통해 인수 영수증이나 배송 라벨을 인쇄할 수 있어야 합니다.

현재 품목 보관 워크플로우는 iLost의 기능에 맞춰 조정이 필요할 수 있습니다. 성공적인 구현을 위해서는 몇 가지 주요 문제에 대답해야 합니다:

4.1 분실물은 어디에 보관되나요?
​- 모든 분실물의 보관 위치를 명확히 정의해야 합니다. 고객이 자신의 물건을 정확히 어디서 찾아야 하는지 알고, 택배원이 배달할 물건을 쉽게 찾을 수 있도록 잘 정리된 과정이 필수적입니다.
- iLost는 품목 유형이나 크기별로 보관된 품목을 조직하는 것을 추천합니다. 예를 들어, 키, 전화, 지갑과 같은 유사한 품목을 함께 그룹화하세요. 아이템이 많은 경우, 모든 것을 정리하기 위해 주 번호가 있는 보관 상자를 사용하는 것을 고려해 보세요.

4.2 분실물의 보관 기간은 얼마나 돼나요?
당신의 기관이 분실물을 보유해야 할 기간의 법적 요구를 이해하는 것이 중요합니다, 보유 기간은 국가 혹은 주에 따라 다릅니다. iLost는 각 품목 유형에 대해 특정 보유 기간을 설정할 수 있습니다. iLost 계정 관리자나 iLost 파트너 지원에 보유 기간을 꼭 알려주십시오. 자세한 정보는 다음 기사 ''4. 아이템 아카이브 과정에 대한 정보''를 참조하십시오.