iLost recommande de respecter les lois locales concernant le stockage des objets trouvés. iLost ne peut pas être tenu responsable si les articles sont archivés prématurément. En ce qui concerne les documents d'identité, les organisations doivent établir des procédures de stockage. Pour se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), iLost propose des options d'archivage souples, permettant un stockage immédiat dès l'inscription.
Archivage dans iLost
Dans votre vue d'ensemble iLost, il y a une catégorie intitulée "Expiré" qui comprend tous les articles enregistrés dont la période de conservation a expiré.
En interne, il est nécessaire d'archiver périodiquement les articles répertoriés sous "Expiré". Vous pouvez sélectionner et archiver un ou plusieurs articles en cliquant sur le bouton bleu ''Archiver tout''. Vous avez également la possibilité de désigner une destination finale pour chaque article lors du processus d'archivage. Les exemples de destinations finales d'articles peuvent être : Charité, Poubelle, Police, etc. Lors de l'archivage d'un article, il vous sera demandé de spécifier sa destination finale.
*Les utilisateurs Admin ont la capacité de créer des destinations finales dans les paramètres de l'entreprise.
Périodes de rétention des articles
Le système iLost offre la flexibilité de définir une période de rétention spécifique pour chaque catégorie d'articles. Ceci est configuré en consultation avec vos administrateur(s) lors de la mise en œuvre de votre compte iLost.
Une fois la période de rétention définie expirée, un article passera automatiquement à votre liste "Expiré". Cette liste vous permet de voir exactement quels articles perdus peuvent être archivés et physiquement retirés.
Si vous avez des questions ou besoin d'ajuster les périodes de rétention, n'hésitez pas à contacter notre équipe de support partenaire.
*Les utilisateurs Admin ont toujours la possibilité d'anticiper le processus d'archivage pour un article en utilisant le bouton "Plus d'actions".
Imprimer la liste des archives
Il est possible d'imprimer la liste des articles devant être archivés. Avec cette liste, le stockage peut être facilement effacé, lorsqu'il n'est pas possible de prendre l'appareil sur lequel vous utilisez iLost avec vous lors de l'archivage. Veuillez noter que les articles doivent également être archivés dans iLost, après avoir effacé le stockage, en cliquant sur le bouton ‘archiver’.
Que faire avec les articles archivés
Une fois les articles archivés, votre organisation devient le propriétaire légal et déterminera ce qui arrivera aux articles archivés. Lors de la manipulation ou de la remise des articles contenant des informations personnellement sensibles, nous recommandons toujours une attention particulière. Les options ci-dessous sont là pour traiter les articles après archivage:
Donner des articles encore utilisables à la charité;
Vente aux enchères des articles;
Documents d'identification(Passeports, cartes d'identité, permis de conduire et autres documents gouvernementaux doivent respecter les lois et réglementations locales;
Destruction des cartes bancaires et autres passes généraux;
Destruction d'autres articles généraux.