Bienvenue ! Nous sommes ravis de vous aider à configurer votre compte Event afin que vous puissiez commencer votre parcours Lost & Found !
Avec iLost, vous pouvez gérer efficacement l’ensemble du processus des objets trouvés autour d’un événement : avant, pendant et après. Vous trouverez ci-dessous un guide pratique étape par étape pour chaque phase.
Dans cet article, nous vous accompagnons dans la configuration de votre compte iLost afin que vous puissiez être opérationnel en quelques minutes. Les paramètres du compte incluent des informations internes ainsi que des informations que vous pouvez partager avec les visiteurs de votre événement. Suivez simplement les étapes ci-dessous pour finaliser la configuration de votre événement.
1. Avant l’événement (Préparation)
Une bonne préparation garantit un déroulement fluide pendant et après l’événement.
🔧 Compte & paramètres
Assurez-vous que votre compte iLost Event est actif et à jour
Page de connexion iLost pour Events (cliquez ici)
Vérifiez les coordonnées et les horaires d’ouverture via les paramètres du compte/de l’entreprise
Ajoutez également les membres de votre équipe Lost & Found en tant que « Users »
Optionnel : configurez les lieux de stockage et/ou les instructions de retrait
📍 Définir les points de collecte
Déterminez où les objets trouvés doivent être déposés (ex. : stand Lost & Found, point d’information, sécurité, entrée, premiers secours)
Assurez-vous que toutes les équipes savent où apporter les objets trouvés
👥 Informer votre équipe Lost & Found
Expliquez le fonctionnement d’iLost (courte formation ou instructions)
Abordez :
Comment enregistrer les objets
Ce qui peut/ne peut pas être enregistré
Comment gérer les objets de valeur
🏷️ Définir le processus
Décidez :
Qui est responsable de l’enregistrement des objets dans iLost
À quelle fréquence les objets sont ajoutés (en temps réel ou par lots)
Des accords clairs évitent toute confusion lors des périodes de forte affluence
📣 Préparer la communication
Mentionnez iLost sur :
Le site web de votre événement (FAQ/page de contact)
Les billets / e-mails de confirmation
L’application de l’événement (le cas échéant)
Réseaux sociaux :
Préparez une publication à diffuser après l’événement pour informer les visiteurs que, s’ils ont perdu un objet, ils peuvent le rechercher via iLost
Exemple :
« Vous avez perdu quelque chose ? Consultez notre page iLost de l’événement »
🖼️ Branding de votre page iLost Event
Vous pouvez personnaliser votre page iLost avec votre propre identité visuelle. iLost propose deux options :
Le logo de votre événement
Une grande bannière en arrière-plan
Ces options vous permettent d’aligner la page avec votre identité de marque. Pour plus d’informations, consultez l’article : « Configuration of your iLost page branding ».
Remarque : ces éléments ne peuvent pas être personnalisés séparément. Veuillez partager les fichiers nécessaires avec le support iLost pour appliquer votre branding.
2. Pendant l’événement (Opérations)
Pendant l’événement, la rapidité et la clarté sont essentielles.
📥 Collecte des objets trouvés
Rassemblez les objets dans des points centraux (idéalement un seul endroit)
Étiquetez les objets si nécessaire avec des stickers d’enregistrement (date / lieu de découverte)
💻 Enregistrer les objets dans iLost
Ajoutez les objets trouvés le plus rapidement possible :
Titre clair (ex. : téléphone, clés, portefeuille, sac à dos)
Photos internes et externes
Description détaillée (pour vérification)
Plus les objets sont publiés rapidement, plus les chances de correspondance sont élevées
🔄 Logistique interne
Collectez et transférez régulièrement les objets vers le point d’enregistrement
Gardez une vue d’ensemble lors des moments de forte affluence (ex. : fin de journée)
📣 Informer les visiteurs
Utilisez des écrans, annonces ou signalétiques :
« Vous avez perdu quelque chose ? Consultez notre page iLost de l’événement »
Ajoutez éventuellement un QR code redirigeant vers votre page iLost
3. Après l’événement (After service)
La plupart des correspondances ont lieu après l’événement.
Vous utilisez la licence After Service ? Apportez les objets trouvés au bureau iLost local dès que possible. iLost prendra alors en charge l’intégralité du traitement. Dans ce cas, les points ci-dessous ne s’appliquent pas à vous.
📦 Finaliser l’enregistrement
Assurez-vous que tous les objets restants sont enregistrés dans iLost
Vérifiez la clarté des descriptions
🤝 Traitement des réclamations
Répondez aux demandes des visiteurs via iLost
Vérifiez la propriété (ex. : demander des détails sur l’objet)
Organisez l’expédition ou le retrait
🚚 Expédition (optionnel)
Le module d’expédition est souvent inclus par défaut pour les événements
Les propriétaires peuvent réserver et payer un envoi retour via iLost
Instructions pour votre équipe :
Dès qu’un envoi est réservé, l’objet doit être emballé dès que possible
Un transporteur viendra récupérer le colis sur place
Dans de nombreux cas, les colis peuvent également être déposés dans un point relais
Assurez-vous de disposer de suffisamment de matériel d’emballage :
Boîtes
Enveloppes à bulles
Sacs d’expédition
⏱️ Durée de conservation
La durée de conservation standard est de 3 mois
Si vous appliquez d’autres durées, communiquez-les au support iLost pour configuration
📊 Évaluation
Analysez :
Le nombre d’objets trouvés
Le nombre de correspondances
Le temps de traitement
Utilisez ces données pour améliorer vos futurs événements
📖 Formation
iLost est conçu pour être simple d’utilisation et rapide à prendre en main. Pour toute question spécifique, consultez les articles dans la section « User Manuals ».
💡 Conseils pour réussir
Plus les objets sont enregistrés rapidement, plus le taux de correspondance est élevé
Des photos claires font une grande différence
De bons processus internes évitent les erreurs
Une communication claire avec les visiteurs augmente les chances de restitution réussie