بالتأكيد. فيما يلي ترجمة عربية واضحة ومهنية، مناسبة لمقال في مركز المساعدة:
يحدث في كثير من الأحيان أن المالكين لا يقومون باستلام ممتلكاتهم، حتى بعد إنشاء تطابق أو بعد تحديد موعد للاستلام. وعندما تبقى حالة الغرض دون تغيير نتيجة لذلك، فقد يؤدي هذا إلى استخدام غير ضروري لمساحة التخزين وإدارة غير واضحة.
ولإدارة هذه الحالة بشكل فعّال، توصي iLost باعتماد عملية داخلية واضحة.
1. إرسال تذكير بعد إنشاء تطابق
هل تم إنشاء تطابق ولكن لم يتم استلام الغرض؟
أرسل تذكيرًا عبر وظيفة الدردشة بعد بضعة أيام من إنشاء التطابق.
اطلب من المالك استلام الغرض خلال مدة زمنية محددة.
وضّح بوضوح ما سيحدث إذا لم يتم استلام الغرض في الوقت المحدد.
مثال على رسالة:
عزيزي/عزيزتي [الاسم]،
نود إعلامك بأن غرضك جاهز للاستلام. هل يمكنك إبلاغنا بموعد مناسب للحضور؟ نرجو منك استلام الغرض في موعد أقصاه [التاريخ]. بعد هذا التاريخ، قد يتم أرشفة الغرض.
مع خالص التحية،
إذا لم يتم استلام الغرض خلال المدة المحددة، فيمكن أرشفته.
👉 ملاحظة: المستخدمون الذين لديهم دور المسؤول (Administrator) لديهم دائمًا الصلاحية لأرشفة الأغراض بشكل مبكر، بغض النظر عن الحالة الحالية.
2. تفويت موعد الاستلام
غالبًا ما يحدث أن لا يحضر شخص ما في موعد الاستلام المحدد. ونتيجة لذلك، قد تتراكم العديد من الأغراض تحت حالة «جاهز للاستلام».
هل تم تفويت موعد الاستلام؟
أرسل رسالة ودية وبسيطة عبر الدردشة.
اسأل المالك عما إذا كان يرغب في تحديد موعد استلام جديد.
مثال على رسالة:
عزيزي/عزيزتي [الاسم]،
لاحظنا أنك لم تتمكن للأسف من الحضور لاستلام غرضك. هل يمكنك إبلاغنا بالموعد الذي يناسبك؟ سنقوم بتجهيز الغرض لك مرة أخرى.
3. الحفاظ على التنظيم والوضوح في التخزين
لتجنب أي التباس، نوصي بما يلي:
تخزين الأغراض التي لم يتم استلامها (مع وجود تطابق أو موعد استلام) بشكل منفصل عن بقية الأغراض المعثور عليها.
استخدام موقع تخزين مخصص لهذه الأغراض قدر الإمكان.
يساعد ذلك على تجنب:
أرشفة هذه الأغراض عن طريق الخطأ مع الأغراض غير المطالب بها؛
عدم القدرة على العثور على الغرض إذا حضر المالك بشكل غير متوقع في وقت لاحق.
4. عدم تلقي أي رد من المالك؟
هل توقف المالك عن الرد بعد عدة رسائل؟
أرسل رسالة أخيرة توضح فيها تاريخًا نهائيًا لاستلام الغرض.
اشرح ما سيحدث للغرض إذا لم يتم استلامه قبل هذا التاريخ.
مثال على رسالة:
عزيزي/عزيزتي [الاسم]،
لم نتلقَّ للأسف أي رد منك حتى الآن. يمكن استلام غرضك في موعد أقصاه [التاريخ]. في حال عدم استلامه قبل هذا الموعد، سيتم أرشفة الغرض وقد يتم إتلافه أو التبرع به لجمعية خيرية.
5. أرشفة الغرض
هل لم يرد المالك حتى بعد انتهاء المهلة النهائية؟
يمكن عندها أرشفة الغرض المدرج تحت حالة «جاهز للاستلام».
يرجى اتباع السياسة الداخلية لمؤسستك (مثل الإتلاف أو التبرع).
الخلاصة
تساعد العملية الواضحة والمتّبعة بشكل منتظم على:
استخدام مساحة التخزين بكفاءة؛
الحفاظ على نظرة عامة واضحة داخل نظام iLost؛
التواصل بشفافية مع المالكين.
من خلال التذكيرات المنتظمة، والمواعيد النهائية الواضحة، وإجراءات الأرشفة المنظمة، يمكن تجنب بقاء الأغراض في التخزين دون داعٍ.
قائمة التحقق: إدارة الأغراض غير المستلمة
استخدم قائمة التحقق هذه للحفاظ على التنظيم وتجنب التخزين غير الضروري.
✅ بعد إنشاء تطابق
☐ الانتظار لبضعة أيام
☐ إرسال تذكير عبر الدردشة
☐ تحديد تاريخ استلام واضح
☐ توثيق أن الأرشفة ستتم في حال عدم الرد
✅ بعد تفويت موعد الاستلام
☐ إرسال رسالة متابعة ودية
☐ طلب تحديد موعد استلام جديد
☐ إبقاء الغرض تحت حالة «جاهز للاستلام»
✅ التخزين والتنظيم
☐ تخزين الأغراض غير المستلمة بشكل منفصل
☐ استخدام موقع ثابت وواضح للتخزين
☐ تجنب خلطها مع الأغراض غير المطالب بها
✅ لا يوجد رد؟
☐ إرسال رسالة أخيرة
☐ تحديد موعد نهائي نهائي
☐ توضيح ما سيحدث لاحقًا
(أرشفة / تبرع / إتلاف)
✅ الإنهاء
☐ هل انتهت المهلة؟
☐ أرشفة الغرض (يمكن للمسؤول القيام بذلك في أي وقت)
☐ اتباع السياسة الداخلية للمؤسسة